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INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 e 14 DEL REGOLAMENTO EUROPEO EU 2016/679

PREMESSA

Il Movimento della Gentilezza, in qualità di titolare del trattamento, La informa ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) e del Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come integrato dal d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101, di seguito “Codice”) che i Suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità indicate di seguito, nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità dell’Interessato, con particolare riferimento alla riservatezza e alla protezione dei dati personali. L’iscrizione all’ Associazione Movimento della Gentilezza (di seguito anche “Movimento”) configura un trattamento di dati personali che, in via prevalente, non appartengono alla categoria dei dati particolari, previsti dall’art. 9 del GDPR, per il trattamento dei quali sono necessarie opportune cautele ed attenzioni. Per la corretta applicazione del Regolamento e di quanto disposto da norme nazionali, il trattamento operato dal Movimento è circoscritto, nell’ambito delle sue legittime attività, al perseguimento di scopi determinati dall’Atto Costitutivo, dallo Statuto, dal Codice Etico e dai vari regolamenti e/o atti approvati dagli organi associativi del Movimento della Gentilezza e/o per l’adempimento di eventuali obblighi di legge. Vista la natura e il contesto in cui viene operato il trattamento, invitiamo gli iscritti al Movimento a prendere attenta visione dell’informativa di seguito illustrata, resa ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento medesimo.

1.    TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento è l’Associazione Movimento della Gentilezza con sede in Palermo (PA), via Principe di Pantelleria 12b , in persona della Presidentessa  Dott.ssa  Natalia RE.  

2.    DATI RACCOLTI E FINALITA’ DEI TRATTAMENTI

Trattamenti effettuati per finalità primarie – Iscrizione/Adesione al Movimento della Gentilezza I dati raccolti, contenuti nel form di iscrizione presente sul sito web it e che appartengono alla categoria dei dati anagrafici, di contatto e di residenza, sono dati necessari per identificare l’iscritto e consentire l’accesso alla piattaforma in sicurezza. Per tale motivo, può essere richiesto anche il numero di telefonia cellulare, affinché possa essere effettuata un’autenticazione “forte” attraverso la digitazione di un ulteriore codice temporaneo, inviato con un sms, per l’accesso alle funzionalità della piattaforma o da inserire in seguito. Per esercitare alcune funzioni, su base volontaria, viene richiesto agli iscritti di comunicare un documento d’identità personale, affinché possa essere effettuata la “certificazione dell’identità”, che consente di partecipare attivamente alla proposta di iniziative, e altre funzioni che possono essere svolte dai soli iscritti la cui identità risulta certificata.. Potranno essere richiesti, nel rispetto della normativa privacy, ulteriori dati, per specifiche finalità connesse alle attività. Potrebbero essere richieste informazioni aggiuntive al fine di confermare l’ identità, la sua veridicità, riguardanti ulteriori dati personali (normalmente non richiesti in fase d’iscrizione. Le informazioni aggiuntive inviate saranno trattenute ed utilizzate esclusivamente per il tempo necessario allo scopo di consentire la verifica dell’iscrizione al Movimento della Gentilezza.  

2.2  Trattamenti effettuati per finalità secondaria Funzione attivisti (ove realizzata)

Qualora un iscritto intenda volontariamente divenire attivista del Movimento della Gentilezza, vengono richieste ulteriori informazioni, rispetto a quelle già fornite in fase di iscrizione, presenti sul form di attivazione, rappresentate da dati identificativi (immagine), dati curriculari, dati relativi alla formazione scolastica, dati di tipo politico/associativo pregresso, dati partecipativi rispetto alle attività precedentemente svolte dal Movimento ed un link ai propri canali di contatto social. Tali informazioni saranno poi rese disponibili agli iscritti, diffuse pertanto al solo ambito associativo. È comunque facoltà di ogni attivista rendere pubblico o meno, all’interno del sito del Movimento il proprio profilo, relativamente ai dati conferiti, previo consenso al trattamento dei dati. Se un iscritto/attivista dovesse ricoprire la carica di portavoce del Movimento  , il suo profilo personale, potrà essere visibile e pubblico, internamente ed esternamente alla piattaforma, unitamente ai profili degli altri eletti del Movimento  della Gentilezza,, la cui precedente posizione di iscritto passa in una posizione di subordine rispetto a quella di portavoce del Movimento, i cui dati personali, afferenti il ruolo ricoperto, assumono una differente caratteristica data la carica ricoperta. In ogni caso, ciascun contributo fornito dagli iscritti all’interno della piattaforma può essere manifestato pubblicamente, se voluto dallo stesso e se la specifica funzione utilizzata lo prevede.  
Servizi di comunicazione politica
I dati personali anagrafici e di contatto conferiti dagli iscritti potranno essere inoltre utilizzati per comunicazioni e/o per aggiornarli con strumenti automatizzati (sms, email, mms, fax, social messaging) e/o non automatizzati (telefono con operatore, posta cartacea) informandoli sulle iniziative e sulle attività politiche del Movimento, sia a livello nazionale che territoriale, anche attraverso l’invio di materiale informativo e comunicazioni di promozione elettorale e politica, o che possano riguardare manifestazioni, incontri, assemblee, dibattiti, conferenze, convegni e simili, pubblicazioni o altro.  

2.3  Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al loro funzionamento, nel corso del loro normale esercizio, potranno raccogliere alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier), l’orario ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Il sito del Movimento utilizza i cookie per raccogliere in modo automatico alcune informazioni sui visitatori. Per ulteriori informazioni sui cookie, sul loro funzionamento e su come accettarli o rifiutarli, si veda la cookie policy presente sul sito. Inoltre, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati, sono raccolti i dati necessari per consentire agli iscritti la partecipazione alle varie attività proposte dal Movimento e all’esercizio delle attività.

3.    BASI GIURIDICHE RELATIVE AI TRATTAMENTI OPERATI

I servizi operati che implicano il trattamento dei dati degli iscritti verranno effettuati principalmente per il perseguimento degli scopi statutari e per tutte le attività connesse, pertinenti e strumentali a consentire l’esercizio delle funzionalità a cui gli iscritti potranno prendere parte e sono basati sulle seguenti basi giuridiche:
  • Per fornire i servizi, per i quali ha deciso di associarsi al Movimento Gentilezza o per adempiere ad una richiesta che ci obbliga contrattualmente a farlo la base giuridica del trattamento di dati personali è l’art. 6(1)(b) del Regolamento ([…]il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso), in quanto i trattamenti sono necessari all’erogazione dei servizi. Il conferimento dei dati personali per queste finalità è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di attivare i servizi richiesti.
  • Alcuni dei trattamenti indicati si basano sul rilascio del consenso, reso in modalità differenziata per ciascuna finalità, ai sensi dell’art. 6(1)(a) ([…] l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità) e dell’art. 22(2)(c) del Regolamento. Il conferimento dei Suoi dati personali per queste finalità è quindi del tutto facoltativo e non pregiudica la fruizione dei servizi. Qualora desiderasse opporsi al trattamento dei Suoi dati per tali finalità, potrà in qualunque momento farlo contattando il Titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa. Specifiche informative di sintesi sul trattamento dei dati personali e richieste di consenso potranno essere progressivamente riportate o visualizzate nelle pagine del Sito predisposte per i particolari servizi.
  • Per rispettare la legge il trattamento è operato ai sensi dell’art. 6(1)(c) del Regolamento ([…] il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento). Una volta conferiti i dati personali, infatti, il trattamento è invero necessario per adempiere ad obblighi di legge a cui il Titolare è soggetto.
  • Per perseguire un legittimo interesse del titolare o di terzi, come per gestire la comunicazione con gli iscritti, per garantire la sicurezza dei sistemi informatici, per difendere un diritto in sede giudiziaria, ecc. utilizziamo i suoi dati personali in base a quanto disposto dall’art. 6(1)(f) del Regolamento ([…] il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore).

4.    IL TRATTAMENTO DEI DATI PARTICOLARI

L’iscrizione e la partecipazione attiva al Movimento della Gentilezza ed i dati personali che possono essere oggetto del conseguente trattamento, a maggior ragione se, come per il Movimento, il tutto è prevalentemente basato sulla gestione informatizzata di gran parte dei passaggi riguardanti la vita associativa, sono per loro natura un’informazione non riconducibile alle categorie particolari di dati personali come definite dall’art. 9 del Regolamento, in quanto non possono rivelare le opinioni politiche dell’interessato. Il trattamento effettuato dal Movimento della Gentilezza rientra tra quelli operati nell’ambito delle sue legittime attività e con adeguate garanzie, da un’associazione che persegua finalità sociali, ed il trattamento riguarda unicamente i membri, gli ex membri o le persone che hanno regolari contatti con l’associazione a motivo delle sue finalità e tali dati personali non possono essere comunicati all’esterno senza il consenso dell’interessato (art. 9 par.2 lett. d). Il trattamento è inoltre operato dal Movimento in applicazione di quanto disposto, a garanzia degli interessati, dall’autorità Garante con uno specifico provvedimento “Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati da parte degli organismi d i tipo associativo” (Provvedimento n. 146 del 5 giugno 2019), che prescrive:
  • i dati personali riferiti agli associati/aderenti possono essere comunicati agli altri associati/aderenti anche in assenza del consenso degli interessati, a condizione che la predetta comunicazione sia prevista – nell’ambito dell’autonomia privata rimessa a ciascun ente- dall’atto costitutivo o dallo statuto per il perseguimento di scopi determinati e legittimi e che le modalità di utilizzo dei dati siano rese note agli interessati in sede di rilascio dell’informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.
  • La comunicazione dei dati personali relativi agli associati/aderenti all’esterno dell’ente e la loro diffusione possono essere effettuate con il consenso degli interessati, previa informativa agli stessi in ordine alla tipologia di destinatari e alle finalità della trasmissione e purché i dati siano strettamente pertinenti alle finalità ed agli scopi perseguiti.
  • I dati particolari possono essere comunicati alle autorità competenti per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.
Oltremodo, per determinati trattamenti sempre l’art. art. 9(2)(e) prevede che il trattamento di categorie particolari di dati personali può altresì ritenersi consentito ove riguardi informazioni personali rese manifestamente pubbliche dall’interessato.

5.    PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Non sono previsti processi decisionali automatizzati.  

6.    DESTINATARI DEI DATI

Il trattamento è operato dal Titolare. I dati personali potranno essere comunicati, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, a Responsabili del trattamento, ai quali, può essere concesso di avvalersi di sub-responsabili per la fornitura dei servizi consulenziali, informatici e tecnici. L’elenco aggiornato e completo dei responsabili è disponibile e può essere richiesto al Titolare ai recapiti indicati nella sezione contatti. Di seguito indichiamo le categorie dei soggetti con cui i suoi dati personali potranno essere condivisi:
  • soggetti autorizzati al trattamento di dati personali, preposti a svolgere attività strettamente correlate all’erogazione dei servizi, che siano impegnati alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
  • soggetti che agiscono tipicamente in qualità di Responsabili del trattamento, vincolati a obblighi contrattuali al fine di mantenere la riservatezza dei dati personali e del rispetto della privacy e avranno unicamente accesso a quelle informazioni necessarie per lo svolgimento delle proprie funzioni;
  • soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi dati personali in considerazione del servizio erogato.
  • gli organi associativi del Movimento della Gentilezza.
L’elenco completo ed aggiornato di tali soggetti è consultabile su richiesta inviando una e-mail all’indirizzo di posta elettronico indicato nella sezione contatti della presente informativa. I dati non saranno comunicati per nessun altro motivo se non quelli precedentemente indicati e non saranno diffusi, a meno che tale comunicazione non sia ritenuta necessaria per l’adempimento di obblighi di legge e/o statutari, dei quali l’interessato è consapevole.  

7.    TRASFERIMENTO DATI EXTRA EU

Memorizziamo ed elaboriamo i dati personali degli iscritti in Italia/UE/Spazio Economico Europeo (“SEE”). Se, per esigenze connesse al trattamento, dovesse rendersi necessario un trasferimento dei suoi dati personali al di fuori del SEE, le assicuriamo che il trasferimento sarà operato in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa verifica della certificazione della conformità ai principi ed ai protocolli adottati dagli stati extra-EU con l’Unione Europea o raccogliendo un valido consenso. Nel qual caso sarà nostra premura informarla preventivamente della nuova configurazione operata sul trattamento dei suoi dati personali.  

8.    TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati comunicati dagli iscritti saranno conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità correlate al rapporto che intercorre tra associato ed associazione, vale a dire per tutto il periodo di validità dell’iscrizione, al fine di rendere disponibili per l’iscritto la fruizione dei servizi associativi erogati, nonché l’esercizio dei diritti spettanti, tra i quali si evidenziano: proporsi come attivista, proporre la propria candidatura, proporre leggi, effettuare l’esercizio di voto o per dirimere eventuali controversie sul voto espresso ed altre attività riguardanti il Movimento, specificando che i trattamenti operati non potranno in alcun modo riguardare le preferenze manifestate dal singolo

votante. Nello specifico si evidenzia inoltre che:
  • i dati personali identificativi presenti nella tabella utenti vengono conservati finché l’interessato risulta iscritto al Movimento. Qualora dovesse cessare (per volontà dello stesso o per altre ragioni statutarie) lo status di iscritto, i suoi dati personali presenti nella tabella saranno cancellati, ad eccezione del codice fiscale, qualora trattasi di espulsi dall’Associazione o di persone che non possono aderire all’Associazione per ragioni statutarie;
  • gli iscritti che per un periodo di 12 (+6) mesi non effettuino alcuna interazione con la piattaforma per mezzo del proprio profilo personale, vengono automaticamente cancellati;
  • i dati personali identificativi presenti nella tabella iscritti vengono conservati finché l’interessato risulta essere un attivista dell’Associazione. Qualora dovesse cessare (per volontà dello stesso o per altre ragioni statutarie) lo status di attivista, i suoi dati personali presenti nella specifica tabella saranno cancellati;
  • i dati personali identificativi presenti nella tabella utenti di coloro che, per ragioni statutarie risultano espulsi, o che non possano aderire all’Associazione, vengono cancellati dalla tabella degli utenti ed i dati riguardanti il loro codice fiscale inseriti in un elenco che impedisce loro di potersi reiscrivere all’Associazione;
  • i dati personali identificativi presenti nella tabella utenti di coloro che, per ragioni statutarie sono oggetto di verifiche e risultano quindi in “standby”, vengono sospesi all’interno della tabella utenti ed allo stesso non viene loro consentito l’esercizio di voto elettronico, fino alla successiva decisione da parte degli organi statutari, riguardante la sua posizione in ambito associativo;
  • i dati personali identificativi presenti nella tabella utenti di coloro che, per ragioni statutarie risultino espulsi o che non possano aderire all’Associazione, vengono congelati in attesa di giudizio definitivo di Appello da parte del Comitato di Garanzia per la loro riammissione o per la loro definitiva espulsione;
  • il codice fiscale di persone che abbiano aderito in passato ad ogni realtà associativa del Movimento della Gentilezza e che non possono per motivazioni statutarie aderirvi di nuovo, sono inseriti in un elenco che impedisce loro di potersi iscrivere all’Associazione.
Gli altri dati raccolti e necessari a consentire all’iscritto la partecipazione alle attività del Movimento, saranno conservati fintanto che l’interessato non decida di cancellare autonomamente il proprio profilo o su istanza presentata al titolare.

9.    I DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Il Movimento della Gentilezza rispetterà sempre i diritti legali riferibili ai dati personali dei propri iscritti. Di seguito sono riportati i diritti spettanti agli iscritti in quanto interessati del trattamento e ciò che viene fatto per garantire la loro applicazione:

 

I DIRITTI DEGLI INTERESSATI
COSA FACCIAMO PER GARANTIRLI

Il diritto di essere informati Artt. 12 -13 GDPR

Il Movimento della  Gentilezza pubblica questa informativa per tenere informati gli iscritti, su ciò che l’Associazione effettua con le loro informazioni personali, impegnandosi ad essere trasparente su come i dati vengono utilizzati.

Il diritto di accesso, di rettificazione, di cancellazione Artt. 15 -16 – 17

L’iscritto in qualità di interessato ha il diritto di accedere ai propri dati attraverso l’area del proprio profilo e poter effettuare autonomamente in ogni momento:

  • la rettifica e la modifica dei dati rilasciati in fase di iscrizione;
  • i contenuti delle comunicazioni che intende ricevere via mail e/o via sms;
  • la cancellazione del proprio profilo generato in fase di iscrizione;

In alternativa e per ulteriori richieste può contattare il seguente indirizzo

dpo@gentilezza.it

Il diritto di limitarne il trattamento Art. 18 GDPR

L’iscritto ha il diritto di chiedere di limitare il modo in cui trattiamo i suoi dati. Ciò significa che siamo autorizzati a memorizzare i dati ma non a elaborarli ulteriormente. Conserviamo solo un numero sufficiente di dati per assicurarci di rispettare la sua richiesta in futuro. Richieste riguardanti la limitazione del trattamento possono essere inviata, senza particolari formalità, al seguente indirizzo dpo@gentilezza.it

 

Il diritto alla portabilità dei dati Art. 20 GDPR

Garantiamo il diritto di ottenere e riutilizzare i dati personali per altri scopi e servizi in modo sicuro e protetto, senza che ciò influisca sulla loro fruibilità.

Per richieste riguardanti la portabilità dei dati può essere inviata, senza particolari formalità, una richiesta, al seguente indirizzo  dpo@gentilezza.it